5 claves para transformar ágilmente tu departamento de personas

Iñaki Mayoral, colaborador de OPEM y experto en Desarrollo de Negocio, Intraemprendimiento e Innovación, nos explica en este post lo que implica el término Agile y por qué y cómo podemos aplicar estas metodologías en nuestro departamento de Recursos Humanos.

 

Mucho se escucha hablar del término AGILE o Agilidad en los últimos tiempos, un término cada vez menos exclusivo de los entornos puramente de software y más aplicado a otras áreas de negocio de las empresas. Lo que pocos sabrán es que el fundamento de las metodologías ágiles son las personas, pues éstas no son más que marcos de trabajo y mindsets (formas de pensamiento) que nos permiten ser más eficaces en el desarrollo de nuestros proyectos y tareas.

 

 

Empecemos por el principio. Toda esta corriente que se ha hecho tan popular por su aplicación en EEUU a las empresas de desarrollo de software y que después se ha diseminado a todo tipo de organizaciones (como Spotify o bancos como ING), viene de Japón donde surgió el movimiento Lean orientado a una mejor eficacia de los procesos productivos. Y el concepto básico que debemos sacar de aquí es el siguiente: “Kaizen” o mejora continua.

 

 

Las empresas han comenzado a aplicar estos principios ágiles de distintas formas llegando a aplicarlos en sus procesos de desarrollo, creación, logística, etc. para convertirse en empresas más eficaces y funcionales.

 

 

Propuesta alternativa que sirve para introducir RRHH: Los departamentos y áreas funcionales de las empresas tienen muy clara la aplicación y usabilidad de estas metodologías, pero tratándose de mejorar la eficacia en el trabajo, ¿quién mejor que el departamento de RRHH para implantarlo? Esto supondría:

 

  • Mejorar la productividad en sus procesos (selección, clima laboral, planificación, proyectos en red…).
  • Mejorar la eficiencia del propio departamento, lo cual repercute en un mayor ROI para la empresa.
  • Mejorar la gestión del tiempo de los integrantes del equipo (proactividad, adelantarse a los acontecimientos, estrategia a largo plazo…).
  • Hablar y reportar  en los mismos términos de negocio, lo que mejora la trazabilidad de los proyectos.

 

 

Algunas recomendaciones a tener en cuenta de fácil aplicabilidad para empezar a hacer nuestro departamento de personas un poco más ágil:

 

 

  1. Optimizar los sistemas de reuniones. Es importante tener en mente el concepto de “foco” y es que el ser multitarea nos hace muchísimo menos productivos que si somos capaces de hacer un buen sistema que elimine distracciones e interrupciones innecesarias. Generar un sistema ágil de reuniones es una de las claves de metodologías como Scrum. Por ejemplo desde OPEM lo aplican de manera activa con una reunión general semanal y reuniones cortas diarias de checking de tareas.
  2. Dar a la gente su parcela de responsabilidad. Otra de las claves de la eficiencia en el desarrollo de los proyectos son los equipos auto-organizados. Y para ello debemos optimizar un sistema de reparto de tareas (y responsabilidades) que permitirá una mayor rapidez en el desarrollo de las tareas.
  3. Control del Flujo de Trabajo (“WIP – Work in progress”). Tan importante es marcarse objetivos y tener libertad para ejecutar como entender el alcance e importancia de cada una de las tareas y medir si su desarrollo en el tiempo es el adecuado o nos hemos topado con obstáculos. Muchísimas empresas pecan (en todos los departamentos) de generar unos cuellos de botella en las tareas enormes y esta problemática podemos solucionarla con el control del WIP.
  4. Dejar de contar las horas y contar objetivos. Un sistema de fijación y control ágil de objetivos es clave si queremos crecer como organización y como departamento. En todas las empresas se plantean objetivos pero… ¿realmente es eficiente marcar objetivos a 6 o 12 meses vista sin tener puntos de control que nos permitan evaluar rápidamente si se están cumpliendo o no? Lo que perseguimos con un sistema eficiente y ágil de objetivos no es despedir a aquel que no los cumple sino poder evaluar por qué no se está cumpliendo y poder ponerle rápidamente solución. Un ejemplo referente en este campo es GOOGLE que desde su inicio aplica una metodología llamada OKR (“Objectives and Key Results” – Objetivos y Resultados Clave).
  5. Permitir la cultura del error. Cuando queremos escalar nuestros procesos de trabajo y poder ser más productivos debemos no sólo ceder a nuestros colaboradores su parcela de responsabilidad sino además animar por un lado a intentar hacer nuevas cosas sin miedo a equivocarse (siempre dentro de las normas y la visión de la organización) y por otro lado animarles a solucionar los problemas de manera libre y creativa. Esto, que como directores de departamento de proyectos da tanto miedo, es una de las claves de empresas tan innovadoras y con un crecimiento exponencial como son Facebook, Adobe…

 

Iñaki Mayoral

 

Se trata en esencia de un mindset, una forma de pensar, que nos permitirá crecer como profesionales y como departamento y organización, haciendo a nuestros equipos infinitamente más productivos y a nuestros colaboradores muchísimo más felices y motivados.

 

Iñaki Mayoral. Experto en Desarrollo de Negocio, Intraemprendimiento e Innovación, Agile Mindset

 

 

 

 

 

 

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