Suena un teléfono. Sin apartar la mirada del ordenador, atiende la llamada. Le dan la cifra de un presupuesto que había estado revisando con anterioridad, por lo que se ve en la obligación de localizar un trozo de papel para apuntarlo hasta que pueda dedicarse a encontrar la ficha correspondiente a la propuesta económica. Lo apunta y cuelga el teléfono. Vuelve a concentrarse en el ordenador. Se da cuenta de que ya se ha descentrado y se dispone a buscar los datos de la propuesta antes de que se le olvide o, peor, que se le traspapele la nota. Enfrente de él hay papeles esparcidos por toda la mesa. A la derecha un archivador con fundas de plástico dedicadas a resguardar del caos diferentes papeles, más o menos organizados. Encima de eso, una montaña como de, aproximadamente, 348 papeles, aún sin organizar.
Hay dos posibilidades: que esta pequeña historia te haya parecido el inicio de una película por la exageración o que te hayas identificado totalmente con tu día a día. Parece mentira la cantidad de datos que podemos recibir a lo largo de una jornada laboral, pero muchas veces, si no nos organizamos en tiempos de paz, nuestra estructura se desmorona en tiempos de guerra.
La correcta gestión de la información, y más en lo concerniente a términos económicos, resulta de vital importancia para la supervivencia de una empresa. Una contabilidad descuidada o el pago de una cantidad inferior a la acordada pueden conllevar serios disgustos. Entonces, si existen herramientas para evitar la hecatombe ¿por qué no utilizarlas?
La archiconocida herramienta de Excel es una gran solución a estos problemas. Forma parte del equipo básico de Windows, pero, si se sabe gestionar, Excel puede pasar a ser el pilar de la gestión de una empresa.
¿Qué puede hacer Excel por nosotros?
- Cada oveja con su pareja. Una plantilla básica de Excel ya nos va a permitir organizar en una tabla los datos que necesitemos guardar de forma limpia y ordenada. Y lo mejor de todo es que su esquema cuadriculado facilitará la localización de los mismos en una búsqueda posterior.
- Se acaban las operaciones infinitas. Excel permite actualizar datos y que se recalcule el resultado final de los mismos automáticamente. Las casillas pueden estar interconectadas de diferentes formas, facilitando la rápida puesta al día de la tabla, cambiando un único dato.
- Si no lo veo no lo creo. Esta herramienta permite la creación de gráficos basados en la información incluida en la hoja de trabajo. Además, en caso de cambiar algún dato, se actualiza en el gráfico inmediatamente también.
- Antes muerto que sencillo. Además de la plantilla básica, Excel cuenta con diferentes recursos que permiten darle un aspecto más atractivo y comprensible a la información guardada.
Estas son algunas de las bondades de esta herramienta, pero aquí nos estamos quedando en la punta del iceberg. Es posible que ya tengas un conocimiento de Excel, pero para una optimización de la herramienta es necesario un conocimiento más especializado que te aportará muchas más ventajas y supondrá ahorro de tiempos y de procesos.
Con este fin, Opem Business & Learning Solutions y la Fundación Empresa Universidad de Alicante (FUNDEUN) organizamos un Curso de Excel Avanzado durante mayo de 2015. Si estás interesado y quieres más información o inscribirte en el curso, entra en este enlace.
Equipo de Opem
