Si bien una reunión tiene la finalidad de dar una comunicación o hacer un trabajo en común, lo cierto es que a la mayoría de los trabajadores nos entra un sentimiento de frustración cuando nos vemos convocados en alguna. Este sentimiento es una muestra inequívoca de que en este país, por un lado convocamos a reuniones a más personas de las que sería necesario, y por otro, no somos capaces de sacarles el mayor provecho, por no decir en ocasiones, incluso una pérdida de tiempo.
La reuniones que no llevan a nada, las llamadas innecesarias y la revisión de los constantes emails es la tríada de la improductividad, que nos quita energía y tiempo a partes iguales, y además nos frustra nuestro día a día. Según la consultora McKinsey, el 65% de nuestro trabajo lo dedicamos a esa lectura de emails, llamadas y reuniones que muchas veces más bien nos distraen. Nos interrumpen 56 veces al día y a cada interrupción dedicamos una media de 3 minutos, lo que hace un total de 2 horas al día. Y además, el 80% de estas interrupciones son consideradas triviales.
¿Cómo podemos hacer para que esta tríada de improductividad se transforme en interacciones eficientes y de provecho?
Lo primero es averiguar por qué estas acciones nos perjudican en lugar de ayudar. Si bien su objetivo sobre el papel es poner en común ciertos temas, sacar trabajo en equipo y comunicarnos, en la realidad no están organizadas de forma estratégica ni coherente, siendo al final puntos de fuga del tiempo y frustración de los empleados.
La obsesión por mantener limpia nuestra bandeja de entrada en todo momento nos distrae, ya que nos lleva a perder la concentración de las tareas que estamos realizando en cada momento. Una solución sería mirar únicamente 2 veces al día el correo electrónico, ya que sólo el 10% de ellos son realmente importantes.
Las llamadas también nos llevan a perder la concentración y ser menos eficaces. Según datos de Harris Interactive, 11% de nuestro tiempo en el trabajo lo dedicamos a interrupciones como llamadas, que pueden ser tanto recibidas como emitidas. ¿Una solución? Organizar el día para realizar esas llamadas debidas, encajadas donde realmente son necesarias y es posible hacer.
Además, digitalizar la compañía e implantar tecnología, como por ejemplo un CRM, podrían ayudarnos a organizar estas dos actividades, ya que contiene todos los emails, llamadas o reuniones que has mantenido con esa misma persona o compañía.
En cuanto a las reuniones en la empresa, según datos del instituto tecnológico autónomo de México, ITAM, únicamente el 50% de las ellas son productivas y de estas, sólo los primeros 30 minutos.
En este sentido, organizar la agenda de la sesión con un horario bien definido, es fundamental. A través de metodologías ágiles, podemos definir tiempos para tratar cada uno de los temas, para no perder el “foco” o el objetivo que buscamos con esa reunión.
Abordar las sesiones desde un punto de vista de objetivos, responsabilidades y tiempos nos ayudará a enfocar la interacción y mantener altos los niveles de eficiencia y productividad.
Si hacemos a los participantes responsables de tareas u objetivos concretos, estarán más motivados para estar atentos a la sesión y cumplir con el reto que se les ha encargado. Se trata de cambiar la mentalidad en la compañía, dejar de verlas como pérdidas de tiempo que nos van a hacer quedarnos más horas por la tarde, y verlas como sesiones que nos ayudarán a enfocar y adelantar el trabajo, y conseguir los resultados que necesitamos.
Todo el equipo debería estar mentalizado y ser muy consciente de que las llamadas, los emails y las reuniones pretenden obtener un resultado concreto y, de que él también es responsable de alcanzarlo en el tiempo adecuado.
Para profundizar más sobre ello, aquí puedes leer el artículo que compartió nuestro colaborador Iñaki Mayoral sobre las claves para transformar tu departamento de personas.
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