Resulta habitual, cuando visitamos a clientes, encontrarnos con que los procesos de reclutamiento y selección se gestionan internamente en la empresa. Nosotros, siempre curiosos, nos gusta preguntar y una cuestión clásica es sobre si cuantifican el coste de la utilización de esos recursos. La respuesta, con mayor o menor ambigüedad, nos llevaría a la conclusión que para las compañías los recursos internos son gratuitos.
En la situación actual las plantillas están ajustadas al máximo y la jornada no da para cubrir todas las tareas necesarias. Esto es común en todos los departamentos, pero hoy querría que nos centráramos en lo que ocurre en el departamento de personal: confección de nóminas, gestión de riesgos laborales, tramitar bajas, vacaciones y cuadrantes de toda la plantilla, conciliar las acciones formativas y un largo etcétera. Muchas tareas con plazos muy ajustados. De aquí que cuando surge la necesidad de implementar un proceso de selección, añadir esta carga de trabajo extra supone retrasos en las funciones y productividad del área.
Qué tareas nucleares hay detrás de estos procesos: Describir el perfil, definir los criterios, redactar y publicar la oferta, configurar las preguntas de descarte, revisar y cribar los CVs (a menudo cientos), Contactar y preentrevistar, pruebas, entrevistas finales, informes. Las tareas anexas de relación con candidatos, llamadas o coordinación de agenda entre otras no las cuantificamos. Si sumamos un proceso de selección medio, resultan unas 37 horas. Esto significaría que deberíamos bloquear a una persona en torno a una semana. O, como dicta el sentido común, distribuir la carga de trabajo del proceso a lo largo de las semanas, lo que genera procesos de selección largos, en los que la persona encargada debe hacer malabares para conciliar todas las tareas, y se convierte en una fuente de estrés y frustración para el responsable del proceso.
La repercusión no es sólo en el desarrollo normal del departamento, la experiencia del candidato también sufre por esto: ofertas de empleo redactadas deprisa sin incluir datos esenciales, candidatos a los que nunca se comunica que están desestimados, candidaturas duplicadas, entrevistas poco estructuradas o con largos tiempos de espera para el candidato. Todo esto hace que se resienta nuestra marca de empleador.
¿Qué se puede hacer para solucionar esta situación? Como para la mayoría de actividades que no pertenecen al core de la empresa, la recomendación de los expertos en estos procesos para llevarlos a buen puerto es externalizar contar con una empresa que asuma la gestión integral del proceso garantizando, a través de compromiso por escrito, el éxito del proceso sin afectar la productividad de la organización.
Si piensas que tus recursos no cuestan te animo a que nos sentemos y hagamos números porque parafraseando a Emilio Botín “lo que no son cuentas son cuentos”.
José Antonio Carrión López
